Catering checklist

Tijdens de voorbereidingen voor de bruiloft is het aan te raden een aantal cateraars te benaderen met het verzoek om een voorstel met offerte. Maar, hoe stel je dat verzoek het beste samen? En, hoe kun je die offertes straks het beste vergelijken? Hieronder vind je een aantal bespreekpunten waardoor de cateraars weten wat jullie willen en daarop hun voorstel met offerte kunnen baseren. Zo voorkom je dat je appels met peren gaat vergelijken.  

De meeste cateringoffertes geven een prijs per persoon aan. Maar, hoeveel kun je per persoon eigenlijk uitgeven? Draai daarom de zaak om. Bepaal het bedrag dat jullie maximaal aan bruiloft catering kunnen (en willen) uitgeven en deel dat door het aantal mensen dat jullie willen uitnodigen. Punt van aandacht is hoeveel mensen je bijvoorbeeld alleen voor de receptie wilt uitnodigen en hoeveel voor de totale bruiloft inclusief diner. Pas die verdeelsleutel toe en je weet hoeveel je per persoon kunt uitgeven. Daardoor zie je direct of de geoffreerde prijs per persoon überhaupt haalbaar is of niet. Daarna kun je dan de offertes op zich vergelijken.   

Stijl en sfeer

Begin met de gewenste stijl en sfeer van de totale bruiloft catering. Eten, drinken, bediening, aankleding en decoratie, stoelen en tafels, tafellinnen en bestek, glaswerk en porselein en ga maar door. Moet het formeel of juist relaxed. Moet het hip, modern of trendy, of juist traditioneel. Eten jullie binnen of buiten. En als het buiten is, moet er dan een compleet ingerichte dinertent zijn met extra stoeltjes en tafeltjes voor op het gras? De mogelijkheden zijn eindeloos, maar alles heeft zijn prijskaartje. Probeer het daar dus eerst over eens te worden, dan stuur je de cateraars in de juiste richting en krijg je achteraf geen ‘verrassingen’. 

Het eten

Je kunt het verloop van jullie huwelijksdag nog helemaal indelen. Dus ook het eten en het tijdstip wanneer jullie aan tafel gaan. Een diner is weliswaar gebruikelijk maar geen must. Je kunt ook kiezen voor een lunch, een brunch of bijvoorbeeld alleen een high tea. Ook zijn zaken als een aperitief en een uitgebreid dessert – misschien wel met een chocolate fountain – nogal prijsbepalend. Kies je voor een diner, dan is het ook zaak om vooraf na te denken over de vraag of de gerechten van regionale producten moeten worden bereid, of je liever gaat voor een menu met ingrediënten uit het seizoen, of dat het een themadiner moet zijn dat aansluit bij het thema van jullie bruiloft. Daarnaast kun je ook nog kiezen uit gerechten uit de Hollandse, de Franse, de Italiaanse of de Spaanse keuken.   

Bediening of zelfbediening

Het scheelt nogal wat aan aantallen bedienend personeel of je alle gerechten laat uitserveren of dat je kiest voor een buffet. Tussenvormen zijn een saladebar en een Tapas- en dessertbuffet. Daardoor creëer je een mengeling van zelf iets te eten halen (wat voor wisselingen van zitplaatsen en extra levendigheid aan de tafels zorgt) en formele bediening. Nadeel van een buffet is dat iedereen tegelijk opstaat waardoor wachtrijen ontstaan. Ook zijn er mensen die ongehoorde hoeveelheden opscheppen en een slagveld achterlaten. Dat kun je voorkomen door met buffettafels met daarachter een aantal koks te werken. Ook kun je het buffet opdelen in verschillende onderdelen waardoor de gasten hun neus achterna gaan en zich verdelen. Harde eis aan de cateraar is het op orde houden en tijdig aanvullen van het buffet. Ga je voor een diner dan is ook het aantal gangen prijsbepalend. Kies je voor een aantal van bijvoorbeeld zeven of acht gangen, dan is voorwaarde dat er licht gekookt wordt. Een spoom tussendoor helpt ook.

Diëten en verschillende smaken

Houd rekening met gasten die een speciaal dieet (moeten) volgen, vegetariër zijn of anderszins afwijkende etenswensen hebben. Probeer vooraf in kaart te brengen om wie het gaat, welke afwijkende gerechten of ingrediënten noodzakelijk zijn en om hoeveel mensen het gaat. Belangrijke informatie voor de cateraars om hun offerte op te baseren.  

Prijsopdrijvend: alcohol

De meeste cateraars zullen in hun offerte uitgaan van het gebruikelijke zogenaamde Hollands Drankenbuffet, bestaande uit: wijn, bier, frisdrank, jenever, port, sherry en martini. Ook weten zij uit ervaring hoeveel drank de gemiddelde gast tijdens een receptie of diner nuttigt. Ga je aan dit drankenassortiment bijvoorbeeld mooie champagnes, cognacs en whisky’s toevoegen, dan zit je al snel met een aanzienlijk hogere kostenpost voor dranken. Ook is de verkeersveiligheid een overweging. Je wilt je gasten niet met teveel drank op naar huis laten rijden. Daarover kun je afspraken maken met de cateraar, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de gasten niet teveel drinken op een lege maag. Lastig om te sturen, maar het komt de stemming en de veiligheid wel ten goede.

Volg deze richtlijnen, vertaal ze in een heldere briefing aan de cateraars en je krijgt offertes die zich prima laten vergelijken voor een verantwoorde keuze.